Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?
Od 2024 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla podatników VAT mających swoją siedzibę w Polsce. Z uwagi na złożoność procesu synchronizacji KSeF z systemami księgowymi, wymagania techniczne oraz ilość danych które musi zawierać faktura ustrukturyzowana warto dobrze wykorzystać dodatkowy rok, aby jak najlepiej przygotować organizację na cyfrową rewolucję w fakturowaniu. Jak przygotować się do zmian w organizacji procesu fakturowania i wdrożenia KSeF?
Analiza – kluczem do sukcesu.
Zacznij od analizy procesów w twojej organizacji. Ustal jak wygląda proces fakturowania obecnie oraz jakie działy są zaangażowane w jego obsługę.
Trzymaj rękę na pulsie - zapoznaj się z przepisami i śledź ich zmiany
Bez wątpienia wdrożenia KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu, warto więc dokładnie wiedzieć jakie wymagania należy spełnić, aby cały proces był zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów.
Faktura ustrukturyzowana ma specyficzne wymagania w zakresie jej wystawiania, formy, obiegu i zakresu danych w niej zawartych. Zapoznanie się z przepisami oraz schemą e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów jest szalenie istotne dla procesu wprowadzenia tego rozwiązania w organizacji oraz zrozumienia działania Krajowego Systemu e-Faktur. Na tym etapie warto skorzystać z szerokiej oferty szkoleniowej oraz wsparcia firmy doradztwa podatkowego, która nie tyko wesprze w przygotowaniu całego procesu, ale odpowie na wszelkie pytania i wątpliwości oraz pomoże w identyfikacji ryzyka podatkowego.
Sprawdź dane w swoim systemie
Większość firm korzysta z komercyjnych programów księgowych. Niestety nie wszystkie są i będą dostosowane do korzystania z KSeF i wymagają modyfikacji lub specjalnych wtyczek, które pozwolą na generowanie e-faktur w nowym formacie. Po analizie wymagań dotyczących procesu oraz przepisów podatkowych warto jak najszybciej rozpocząć proces wdrożenia, wykonać analizę brakujących danych w systemie księgowym, które mogę być potrzebne do poprawnego wystawienia e-faktury oraz ustalić obieg i akceptację dokumentów przed wysłaniem do KSeF lub pobraniem faktur zakupowych z KSeF.
Istotną kwestią, zwłaszcza dla podmiotów operujących na globalnych systemach ERP, jest ustalenie sposobu wysyłania e-faktur do KSeF, formatu plików generowanych z systemu [Excel, CSV, XML], aby ostatecznie wystawić e-faktury w prawidłowym formacie i bez problemu dostarczyć do KSeF w wymaganym terminie. Jak również odbiór faktur kosztowych z KSeF i wczytanie ich do systemu ERP.
Stwórz zespół projektowy
Wdrożenia KSeF (szczególnie w dużych organizacjach) z pewnością mogą być wspierane poprzez stworzenie zespołu projektowego odpowiedzialnego za wprowadzenie oraz przejście przez proces implementacji nowego rozwiązania w firmie. Z uwagi na złożoność procesu warto zaangażować pracowników z działów finansowo-księgowych, podatkowych, IT oraz innych mających udział w procesie fakturowania. W zależności od wyglądu procesu zaangażowanie działów sprzedaży lub obsługi klienta może również okazać się konieczne. Im więcej punktów widzenia tym łatwiej zidentyfikować ryzyka i ułożyć nowy proces.
Wdrożenia KSeF? Działaj zgodnie z planem
Po analizie wymagań i przepisów dobrym rozwiązaniem jest ustalanie planu adaptacji procesu w organizacji. Pamiętaj, że już niedługo KSeF będzie obowiązywać wszystkie firmy.
Wraz z partnerami wspierającymi proces (dostawcą rozwiązania IT i/lub firmą doradztwa podatkowego) ustal etapy wdrożenia nowego rozwiązania oraz konkretny termin ich realizacji. Zaplanuj również szkolenia dla pracowników oraz zweryfikuj ustalenia z kontrahentami, możliwe że niektóre kwestie będą wymagały doprecyzowania.
Skomplikowane wdrożenia KSeF
Analiza, konsultacja, rekomendacja.