Jak będzie wyglądać efaktura?
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami e- faktury są opcjonalne i mogą być wystawiane przez podatników, o ile ich kontrahent wyrazi na to zgodę. Od stycznia 2024 będą obligatoryjnym sposobem wystawiania faktur i wydaje się jedynym możliwym pomiędzy dwoma podatnikami z siedzibą w Polsce. Pozostaje więc pytanie: jak będzie wyglądać e-faktura?
W tym momencie dopuszczone do obiegu są trzy formy faktur:
· Papierowe
· Elektroniczne
· Faktury ustrukturyzowane
W przypadku faktur papierowych nikt nie ma wątpliwości jaką mają postać. Faktury elektroniczne mogą posiadać postać pliku pdf, który został dostarczony drogą elektroniczną pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.
Jednak większe wątpliwości budzi wygląd faktury ustrukturyzowanej, czy będzie analogiczny do faktury papierowej lub elektronicznej?
Format -faktury
Faktura ustrukturyzowana będzie miała format XML zgodny ze schemą e-Faktury opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Oznacza to, że bez odpowiedniego programu nie będzie się dało ani wystawić takiej faktury ani prawidłowo jej odczytać. Jedynym wyjściem jest konieczność korzystania z programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub programy komercyjne.
Zmianę można porównać do wyparcia deklaracji VAT deklaracją JPK_VAT. Deklaracja VAT 7 była typowym formularzem do uzupełnienia w postaci pdf, jednak na dzień dzisiejszy już nie obowiązuje i wszystkie informacje zawarte w niej są w pliku JPK_VAT. Część programów księgowych prawdopodobnie będzie posiadać funkcję przekształcenia danych z formatu XML e-faktury (przypominającego bardziej kod programowy niż formularz) na wizualizacje w pdf, jednak często same wygenerowanie e-faktury zgodnej ze schemą z globalnych systemów ERP może stanowić trudność. W przypadku e-faktury część danych podstawowych jak wystawca, nabywca, data faktury itp. jest łatwa do sczytania z formatu XML, jednak gdy na fakturze pojawi się dużo danych plik staje się nieczytelny.
Struktura e-faktury
Schema faktury ustrukturyzowanej jest nieporównywalnie bardziej rozbudowana niż schema plików JPK_VAT i zawiera dużo więcej szczegółów, a zatem występuje obawa, że nawet dla osób zajmujących się księgowością zawodowo faktura w formacie XML będzie nie lada wyzwaniem.
E-faktura zawiera kilka głównych modułów, które będą wymagały uzupełnienia w zależności od działalności podatnika, przedmiotu sprzedaży itp. Struktura przedstawia się następująco:
Niewątpliwą zaletą zmian faktur papierowych czy pdf na faktury ustrukturyzowane jest mniejsze ryzyko błędnego księgowania. Aktualnie często stosowane programy OCR mogą pomylić sprzedawcę z nabywcą, czy datę wystawienia z datą sprzedaży. Ryzyko takiego błędu zostanie zmniejszone niemal do zera, gdyż każda faktura wystawiona według formatu wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów będzie wyglądać dokładnie tak samo w ujednoliconym formacie.
Zastępowanie tradycyjnych formularzy plikami XML jest zauważalne również w deklaracjach celnych już od wielu lat, a więc można domniemywać, że tendencja ta będzie obejmować co raz szerszy zasięg dokumentacji podatkowej i księgowej. Wiele firm zadaje sobie pytanie czy KSeF jest obowiązkowy i podczas weryfikacji wiedz poznaje nowe rozwiązania.
Oczywistym jest, że najtrudniejszym etapem będzie wprowadzenie e- faktur i zadbanie o prawidłowy obieg faktur sprzedażowych jak i zakupowych.